Slechte software kan je workflow behoorlijk vertragen en een doorn in het oog van je bedrijf zijn, maar het omgekeerde is ook waar. Het inzetten van de juiste tools kan je (digitale) onderneming naar een nieuw niveau tillen. Het uittesten en analyseren van nieuwe productiviteitstools is uitgegroeid tot een behoorlijke verslaving, dus hieronder vind je de beste tools die we dagelijks met veel plezier gebruiken.
1. Notion
Type: Notities, wiki, project management
De eerste app in onze lijst is meteen een alleskunner, letterlijk. Notion is gemaakt om te documenteren en al je bedrijfsgegevens bij te houden. De software streeft ernaar om tools zoals spreadsheets en Google Docs volledig te vervangen en slaagt daar behoorlijk goed in.
Bij Yeti Media gebruiken we Notion voor alle bestanden die we op langere termijn ook nog gaan raadplegen. Voor snelle notities gebruiken we Dropbox Paper (zie verder).
Niet alleen voor het documenteren van zaken (een interne wiki, meetingverslagen, roadmaps, etc) is Notion een ideale applicatie, maar ook voor project management. Zo kan je bijvoorbeeld databases en kanban-borden aanmaken zodat je per project meteen een overzicht hebt van alle documentatie van het project en de progressie binnen het project.
Pricing
Er bestaat een gratis versie van Notion, maar je loopt al snel tegen diens limitaties aan. In de gratis versie krijg je namelijk 1000 blokken. Als je weet dat elke titel, alinea, afbeelding, pagina, etc gelijkstaat aan 1 blok, dan weet je dat je al behoorlijk snel moet overstappen naar een betalende versie wanneer je de tool op dagelijkse basis wil blijven gebruiken. Dat wil niet zeggen dat het duur wordt, want het goedkoopste plan heb je al voor $4/maand. Daarmee krijg je onbeperkte blokken, een onbeperkte uploadlimiet, version history en meer. Wanneer je Notion met een team wil gebruiken, betaal je $8/lid/maand.
2. Dropbox Paper
Type: Notities
Sinds de introductie van Dropbox Paper in 2017, grijpen we dagelijks naar de tool om snel even wat gedachten te digitaliseren en deze vervolgens met elkaar te delen. Met markdown language maak je heel snel een document dat er goed uitziet. Dropbox Paper heeft enorm veel integraties, maar dringt ze niet op. Ze komen tevoorschijn wanneer je ze nodig hebt en dat is net het grote voordeel. De interface blijft zo te allen tijde minimalistisch.
Een bestand delen was nooit eenvoudiger, gewoon even de link kopiëren en naar iemand sturen en that’s it. Dropbox Paper leent zich daarmee ideaal voor het intern (of extern) delen van snelle notities. Samenwerken met andere gebeurt in real-time en met version history heb je steeds een overzicht van de gebeurde wijzigingen.
Door de beperkte navigatiemogelijkheden (er mist echt een sidebar met tree view) is het niet meteen geschikt om te gebruiken als vervanger voor pakweg Evernote, maar het is zeker een welkome aanvulling op je workflow.
Pricing
Dropbox Paper is een tool die absoluut je geld waard is, maar dat is net het mooie, je hoeft er niet voor te betalen! Iedereen met een Dropbox-account kan onbeperkt Dropbox Paper-documenten aanmaken. Tegenwoordig kan je ook bestanden toevoegen aan Dropbox Paper-bestanden, die komen dan terecht in een mapje op je Dropbox. Wanneer je veel bestanden toevoegt aan je documenten, zal je dus wel voor voldoende Dropbox opslag moeten zorgen.
3. CoManage
Type: Facturatie/administratie
Freelancers zijn slecht in factureren, dat is een feit. Vaak vergeten ze facturen te maken voor uitgevoerde taken en het opvolgen van facturen is al helemaal een ramp. Wanneer je freelancers vraagt waarom ze geen facturatiesoftware gebruiken, klinkt het meestal dat het een te grote hap uit hun budget neemt. Met CoManage is dat probleem volledig van de baan.
Het vinden naar degelijke facturatiesoftware (die eveneens samenwerkt met het Belgische btw-stelsel) is geen sinecure. CoManage biedt echter alles wat je nodig hebt. Denk dan bijvoorbeeld aan het beheren van je klantgegevens, bedrijfsuitgaven bijhouden, voorraadbeheer, offertes opmaken, facturatie en een overzicht van al je lopende projecten. Die facturen kan je trouwens ook digitaal naar je klanten sturen, zodat ze online kunnen betalen. Op die manier worden klanten ook automatisch herinnerd wanneer de betaaldatum zich opdringt.
Pricing
Wat kost zo’n administratieve alleskunner? Niet veel! CoManage houdt het simpel met slechts één tariefplan van 10 euro per maand. Daarvoor krijg je alles dat de software te bieden heeft. Wil je het nog goedkoper? Dan kan je ook 100 euro per jaar betalen.
4. Todoist
Type: Project management/takenbeheer
Projecten tot een goed einde brengen begint in eerste instantie bij jezelf. Daarom is het een goed idee om je een taakmanager eigen te maken zodat je dagelijks een overzicht hebt van de taken die je te wachten staan. Al jarenlang gebruik ik persoonlijk Todoist en ik zou niet meer zonder kunnen. De herhalende taken herinneren me er bijvoorbeeld dagelijks aan om nieuwsbrieven uit te sturen en in een oogopslag zie ik zo een overzicht van mijn taken voor de komende 7 dagen.
Ook in samenwerkingsverband kan Todoist een waardevolle toevoeging zijn, want in no-time deel je een lijst met anderen. Heb je in je team bijvoorbeeld meerdere taken die dagelijks moeten worden uitgevoerd, maak dan even een lijst aan waarin je automatisch herhalende taken toevoegt. Vervolgens koppel je deze taken aan de verantwoordelijke personen en dagelijks zie je zo in een oogopslag of de taken reeds gebeurd zijn. Het werkt allemaal net wat sneller dan wanneer je steeds naar een Trello-bord moet navigeren om een overzicht te krijgen van lopende taken.
Er zijn veel kapers op de kust voor Todoist (Microsoft To Do, Any.do), maar geen enkele tool komt in de buurt van de geavanceerde mogelijkheden van Todoist. Denk dan bijvoorbeeld aan de vele integraties, zoals een integratie waarmee alle taken met een deadline automatisch in Google Calendar tevoorschijn komen.
Pricing
Je start gratis met Todoist en daarvoor krijg je meer dan genoeg mogelijkheden. Ben je echter overtuigd van de meerwaarde en wil je net zoals ik een poweruser worden, dan kan je een premium-lidmaatschap aanschaffen voor 3 euro per maand. Dankzij dat lidmaatschap kan je comments en bestanden toevoegen aan taken (heel handig wanneer je Todoist gebruikt in teamverband), labels gebruiken, automatische herinneringen krijgen en meer.
5. Timely
Type: Time tracking
Time tracking is voor velen een vervelende taak, maar Timely maakt het een pretje. De tool is overzichtelijk en groepeert alles netjes per project zodat je steeds het overzicht behoudt. Taken die gefactureerd zijn, markeer je als ‘billed’ zodat je eenvoudig rapporten kan maken van alle ongefactureerde taken. De enige spijtige tekortkoming is dat rapporten in het Engels zijn en niet vertaald kunnen worden in je lokale taal. Hierdoor moet je lokale klanten dus Engelstalige rapporten sturen.
Werk je met veel mensen in je team, dan is Timely ook een ideale manier om overzicht te krijgen in de capaciteiten van medewerkers en aan welke taken er veel tijd verloren gaat. Heeft een project een bepaald budget? Dan toont Timely je ook hoe dicht je tegen dat budget aanzit.
Aan innovatie ook geen tekort, want Timely staat bekend om zijn Memory Tracker die automatisch je tijdsbesteding registreert. Met AI leert Timely steeds bij zodat de software steeds gerichter toevoegingen kan voorstellen.
Pricing
Het gratis plan van Timely is ondertussen verleden tijd, maar de software kost je nog steeds geen arm en een been. Freelancers krijgen voor $7/maand vijf actieve projecten die je in een vingerknip kan omzetten in rapporten. Voor $14/maand krijg je 25 projecten, de mogelijkheid om budgetten en tarieven in te stellen, weekcapaciteiten en meer. Nood aan meer projecten? Voor $23/maand krijg je onbeperkte projecten en nog een extra dosis AI-mogelijkheden.
6. Buffer
Wanneer je prachtige content hebt geschreven, wil je die natuurlijk zo breed mogelijk verspreiden. Toch wordt deze stap door veel mensen verwaarloosd, gewoon omdat het nu eenmaal zoveel moeite kost om je content op alle sociale platformen te verspreiden. Buffer faciliteert deze stap. Even je sociale accounts toevoegen en vervolgens kan je eenvoudig een bericht publiceren op meerdere platformen gelijktijdig.
Het ene moment is al beter geschikt dan het andere om berichten te publiceren en daarvoor is Buffer zijn tijdsschema erg handig. Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat een bericht steeds moet worden gepubliceerd om 8u, 13u of 19u. Wil je liever direct publiceren naar alle kanalen (inclusief Instagram), dan kan dat natuurlijk ook. Zelf een concrete datum en tijd voor publicatie instellen is overigens ook mogelijk. Met de Chrome Extension publiceer je in een enkele klik een bepaald artikel naar al je kanalen. De drempel voor het maken van cross-channel social media posts was nog nooit zo laag.
Buffer is behoorlijk basic op het vlak van analytics (je ziet bijvoorbeeld het aantal comments, clicks en bereik), maar de software doet wat het moet doen. Ben je een fan van simpliciteit, dan sluit Buffer perfect aan bij je toolkit (net zoals alle tools hierboven).
Pricing
De gratis versie van Buffer geeft je ruimte voor 3 social accounts en maximaal 10 ingepland berichten. Ben je bereid om $15/maand te betalen, dan wordt dat opgetrokken naar 8 social accounts en 100 ingeplande berichten. De overige tariefplannen zijn gericht op bedrijven en dus een stuk duurder.
Laat een reactie achter